Acquisition et maintenance d’une solution de gestion et d’animation des Alumni

1. La fourniture de la solution

La solution doit satisfaire aux exigences énoncées dans le présent cahier des charges, et doit avoir les qualités fonctionnelles et techniques requises pour assurer le juste service attendu. L’Université doit être déclarée auprès des éditeurs de logiciels fournis comme étant le propriétaire des licences.

2. Méthodologie projet

Le Prestataire nommera un chef de projet, responsable de la bonne conduite du projet. Il sera l’interface opérationnelle entre l’Université de Rennes et le Prestataire, gérant la relation et le suivi du projet. Un comité projet sera mis en place pour traiter les points opérationnels. La méthodologie doit inclure des réunions de lancement, une phase de recette des données, et un plan de gestion des spécifications de paramétrage.

3. Rétroplanning proposé

La mise en œuvre de la solution est décomposée en 2 phases :

• Phase 1 : Mise en place du socle et des 1ers modules (Annuaires des étudiants et diplômés, Gestion des groupes, Outils de communication et de marketing, Gestion des événements, Centre de Carrière, Annuaire des partenaires recruteurs).
• Phase 2 : Mentorat.

Le planning prévisionnel inclut des étapes clés comme la réunion de lancement avant fin Juin 2025 et la mise en service souhaitée pour Novembre 2025.

4. Reprise des données

Le prestataire devra accompagner l’intégration des données de l’annuaire des étudiants et des diplômés en deux étapes : une phase pilote et une mise à jour annuelle. Les livrables attendus incluent un Plan de reprise des données et un Cahier de recette des données complété.

5. Paramétrage de la solution

Le Prestataire devra assurer le paramétrage de l’ensemble des composants de la solution, compatible avec l’environnement de l’université. Il assistera l’Université pour la réalisation de la recette de la solution fournie.

6. Assistance et support

Une prestation d'assistance et de support sera fournie, incluant un contrat d’assistance annuel. Le prestataire décrira les modalités d’assistance technique et utilisateur, avec des engagements en termes de délais de réponse et de disponibilité.

7. Plan de formation

Le Prestataire proposera un plan de formation détaillé pour les utilisateurs, incluant des cas pratiques. Les formations doivent permettre aux utilisateurs d’utiliser la solution de manière autonome.

8. Formation des administrateurs techniques

Les administrateurs techniques devront être formés pour paramétrer les interfaces et gérer les connexions aux différentes sources de données.

9. Formation des administrateurs fonctionnels

Les administrateurs fonctionnels devront apprendre à paramétrer l’application selon les besoins des utilisateurs finaux.