Prestation d'externalisation de la conservation des archives

Enlèvement et prise en charge initiale des archives

• Réalisation d'un plan d'archivage et d'un inventaire.
• Enlèvement et conditionnement éventuel des archives avant leur transport.
• Transport des archives vers les locaux du titulaire et stockage.

Conservation et gestion courante des archives externalisées

• Opérations d'entrée en stock et de sortie du stock, incluant la destruction des archives éliminables avec certificat à destination du service versant.
• Communication des documents, incluant la recherche, sortie, livraison, reprise et rangement des archives.

Conditions de conservation

• Les locaux de stockage doivent être conformes aux normes de sécurité et de conservation.
• Les modalités de stockage doivent garantir la bonne conservation des archives.

Gestion des archives

• Établissement d'un plan de stockage et d'un inventaire dans les huit jours suivant l'opération d'enlèvement.
• Droit d'accès permanent aux archives pour le RSEM afin de contrôler les métrés.

Opérations de sortie du stock

• Destruction des documents non destinés aux archives départementales, avec un bordereau de destruction validé.
• Transport sécurisé des archives vers des lieux désignés par le RSEM.

Communication des documents archives

• Diligences de recherche et livraison des documents dans des délais précis selon le type de demande (urgent ou standard).
• Possibilité de mise à disposition d'un bureau pour les recherches effectuées par des magistrats ou agents habilités.