Prestations de service d'impression et d'envoi de courriers

Le présent marché a pour objet l’externalisation de l’impression et de l’envoi de courriers égrenés en pli simple ou recommandé, le suivi de courriers recommandés et de leur archivage pour l’Urssaf Bretagne, ainsi que l’envoi de lettres recommandées électroniques (LRE). Le titulaire doit exécuter les prestations avec une obligation de résultat.

Finalités de la prestation

• Optimiser le temps de traitement entre la création du document et l’envoi.
• Garantir la qualité des documents imprimés.
• Proposer une solution souple pour l’ajout d’accès supplémentaires.
• Assurer la traçabilité et le suivi des courriers recommandés.

Fonctionnalités minimales exigées

• Réception des documents sous divers formats (Word, Excel, PDF, etc.).
• Impression des courriers et annexes, fourniture de papier et enveloppes.
• Mise sous pli et distribution des courriers.
• Consultation des preuves et images des documents via une interface d’archivage certifiée.
• Traçabilité des connexions et des envois.

Caractéristiques de la prestation

1. Préparation des courriers : Création par les agents de l’Urssaf sous formats variés.
2. Transmission des flux : Sécurisée via une interface dédiée.
3. Prise en charge des demandes d’envoi : Accessible 24/24.
4. Impression : En noir et blanc, recto-verso, avec papier certifié.
5. Assemblage et mise sous pli : Fourniture d’enveloppes en papier recyclé.
6. Affranchissement et acheminement : Prise en charge de l’affranchissement et distribution.
7. Délai de traitement : Maximum J+1 pour l’envoi.
8. Archivage : Consultable pendant 10 ans.

Gestion des courriers recommandés

• Identification et rapprochement des courriers envoyés avec les accusés de réception.
• Gestion des plis non distribués avec retour d’information automatisé.
• Archivage à valeur probatoire consultable en ligne.

Lettres recommandées électroniques

• Possibilité d’utiliser des LRE certifiées et conformes au règlement eIDAS.

Exigences de sécurité

• Protection des données avec des mesures de sécurité adéquates.
• Authentification des utilisateurs et traçabilité des accès.